Die meisten Governance-Programme für KI können bereits die erste Frage nicht beantworten: Wie viele KI-Systeme sind überhaupt im Einsatz?

Jedes KI-Inventar eines Unternehmens beginnt als Tabellenkalkulation. Die meisten bleiben dort stehen. Vier Gründe, warum sich die Tabellenkalkulation nicht bewährt:

• Sie veraltet innerhalb von Wochen. Der KI-Bestand verändert sich schneller, als er manuell aktualisiert werden kann – neue Verträge mit Softwareherstellern, neue Feature-Releases, neue interne Experimente. Beim nächsten Audit spiegelt die Tabellenkalkulation den Stand von vor drei Monaten wider.

  
  

• Sie übersieht Shadow-KI prinzipiell. Eine manuelle Offenlegung bringt nur das zutage, woran sich die Beteiligten erinnern (oder was sie offenlegen wollen). Die Erkennung muss aus mehreren Signalen erfolgen – Beschaffungsdaten, SaaS-Telemetrie, Browser-Signalen, Netzwerkverkehr –, um lückenlos zu sein.

  
  

• Sie kann keine Belege liefern. Prüfer akzeptieren kein „Vertrauen Sie der Tabelle“; sie fordern die Entscheidungen, Prüfer, Artefakte und Zeitstempel an, die belegen, dass das Inventar korrekt ist. Tabellenkalkulationen speichern Namen, aber keine Beweise.

  
  

• Sie ist mit nichts anderem verbunden. Risikobewertung, Framework-Mapping, Herstellerprüfungen, Aufnahmeverfahren – jeder andere Governance-Workflow muss auf das Inventar zugreifen können. Eine Tabelle, die im Drive-Ordner eines Mitarbeiters liegt, bietet diese Möglichkeit nicht.